Kas jūsų įmonėje pildo praėjusio mėnesio darbo laiko apskaitos žiniaraštį ir kuo remdamasis jis rašo skaičius?

Jei atsakymas skamba „vadybininkė suveda iš atminties ir pagal grafiką", jūs ne vieni. Rugsėjį, kai po atostogų sugrįžta visa komanda, ši spraga tampa matoma: pamainos vėl pilnos, viršvalandžiai kaupiasi, o popierinis ar Excel žiniaraštis lieka toks pat spėliojimas kaip ir liepą. Darbo laiko apskaitos sistema, veikianti praėjimo kontrolės pagrindu, tą spėliojimą pakeičia įrašu: kas, kada ir pro kurias duris atėjo.

Šiame straipsnyje surinkome, ko konkrečiai reikalauja Darbo kodeksas ir kokios baudos numatytos už apskaitos pažeidimus. Taip pat paaiškiname, kaip praėjimo kontrolės duomenys virsta žiniaraščiu ir kodėl pirštų antspaudai darbo laikui žymėti Lietuvoje yra teisinė rizika. Pabaigoje rasite diegimo planą žingsnis po žingsnio.

Ko reikalauja Darbo kodeksas ir kiek kainuoja klaida

Pareiga tvarkyti apskaitą yra ne rekomendacija, o įstatymo reikalavimas. Darbo kodekso 120 straipsnis nurodo, kad darbdavys privalo tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą. Išimtis taikoma tik tiems, kurie dirba nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu.

To paties straipsnio antroji dalis išvardija, ką į apskaitą privaloma įtraukti pagal faktą, o ne pagal grafiką:

Viršvalandžius.
Darbo laiką švenčių dieną.
Darbo laiką poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką.
Darbo laiką naktį.
Darbo laiką pagal susitarimą dėl papildomo darbo.

Trečioji dalis leidžia apskaitą tvarkyti darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kurie gali būti pildomi ir saugomi elektroniniu būdu. Penktoji dalis suteikia darbuotojui teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą.

Būtent penktoji dalis dažniausiai ir atskleidžia problemą. Kai darbuotojas paprašo išrašo, o įmonė turi tik grafiką, paaiškėja, kad faktinio darbo laiko niekas nefiksavo.

Kaina už tai apibrėžta Administracinių nusižengimų kodekso 100 straipsnyje. Darbo laiko nežymėjimas žiniaraštyje, privalomai įtrauktino laiko praleidimas arba žinomai neteisingų duomenų įrašymas užtraukia baudą darbdaviams ar kitiems atsakingiems asmenims nuo 150 iki 1 450 eurų. Pakartotinis toks nusižengimas užtraukia baudą nuo 1 400 iki 3 000 eurų.

Kur griūva Excel: trys tipinės situacijos

Tipinė situacija gamybos įmonėje: pamainos meistras savo bloknote žymi, kas kada atėjo, o mėnesio pabaigoje perrašo į bendrą lentelę. Vieną savaitę jis atostogauja, pavaduojantis kolega žymėjimo tvarkos nežino, ir tos savaitės viršvalandžiai lieka neįtraukti. Ginčas dėl atlyginimo kyla po trijų mėnesių, kai atkurti faktą jau nebeįmanoma.

Trys dažniausios spragos atrodo taip:

Grafikas rašomas vietoj fakto. Žiniaraštyje kartojamos tos pačios aštuonios valandos, nors realiai dirbta devynios arba šešios.
Naktinis ir šventinis darbas nesuskaidomas. Sistema, kuri fiksuoja tik bendrą trukmę, nepadeda apskaičiuoti padidinto apmokėjimo.
Duomenys neatkuriami. Kai žiniaraštis suvedamas rankomis, nelieka pirminio įrašo, kuriuo būtų galima pagrįsti skaičių ginčo atveju.

Praėjimo kontrolė šias tris spragas uždaro tuo pačiu įrašu, kurį ji ir taip daro saugumo tikslais.

Kaip veikia darbo laiko apskaitos sistema praėjimo kontrolės pagrindu

Techniškai tai ta pati praėjimo kontrolės sistema, tik su papildomu programinės įrangos moduliu. Grandinė paprasta:

Skaitytuvas prie įėjimo. Darbuotojas priglaudžia kortelę, pakabuką ar telefoną su skaitmenine prieiga.
Kontroleris priima sprendimą. Jis patikrina teises, atrakina duris ir tuo pačiu metu užregistruoja įvykį su tikslia data bei laiku.
Programinė įranga sugrupuoja įvykius. Pirmas įėjimas ir paskutinis išėjimas per parą virsta darbo dienos trukme, o tarpiniai įvykiai leidžia matyti pertraukas.
Ataskaita eksportuojama. Suvestinė perkeliama į darbdavio patvirtintos formos žiniaraštį arba tiesiogiai į buhalterinę ar personalo valdymo programą.

Svarbiausias skirtumas nuo atskiros darbo laiko žymėjimo programėlės yra tas, kad įrašas atsiranda fizinio veiksmo metu. Darbuotojui nereikia nieko papildomai spausti. Įmonei nereikia dviejų atskirų sistemų, kurių duomenys mėnesio gale nesutampa.

Objektuose, kur jau veikia kortelių sistema, dažnai užtenka licencijos ir konfigūracijos. Naujos įrangos prireikia tik ten, kur reikia atskirti įėjimą nuo išėjimo. Tokiu atveju prie durų montuojami du skaitytuvai iš abiejų pusių.

Svarstote, ar jūsų esamą sistemą galima išplėsti? Mūsų inžinieriai per apžiūrą vietoje įvertina, ką turite, ir pasako, ko realiai trūksta.

Ką darbo laiko apskaitos sistema padeda suvaldyti be papildomo darbo

Automatinis fiksavimas naudingas ne tik dėl žiniaraščio. Jis leidžia laiku pamatyti, kad artėjama prie įstatymo nustatytų ribų.

Valstybinė darbo inspekcija primena tris ribas. Darbo laikas su viršvalandžiais ir papildomu darbu per darbo dieną (pamainą) negali būti ilgesnis kaip 12 valandų, neįskaitant pietų pertraukos. Vidutinis darbo laikas su viršvalandžiais per kiekvieną septynių dienų laikotarpį negali viršyti 48 valandų. Taikant suminę darbo laiko apskaitą, per septynias dienas gali būti dirbama iki 52 valandų, tačiau per visą apskaitinį laikotarpį valandos turi būti išlyginamos.

Ta pati VDI informacija nurodo ir poilsio reikalavimus. Kasdienio nepertraukiamojo poilsio tarp darbo dienų trukmė negali būti trumpesnė kaip 11 valandų iš eilės. Per septynias paeiliui einančias dienas darbuotojui turi būti suteiktas bent 35 valandų nepertraukiamas poilsis.

Kai duomenys renkami automatiškai, šias ribas galima paversti įspėjimais. Sistema pažymi, kad konkretus darbuotojas šią savaitę jau surinko per daug valandų arba kad tarp dviejų pamainų liko mažiau nei 11 valandų. Vadovas tai pamato prieš pažeidimą, o ne po jo.

Ar darbo laiko apskaitos sistema tinka suminei apskaitai ir slenkantiems grafikams

Įmonėse su pamainomis apskaita sudėtingesnė ne dėl technikos, o dėl taisyklių. Taikant suminę darbo laiko apskaitą, valandos vertinamos ne per savaitę, o per visą apskaitinį laikotarpį. Vienas mėnuo gali būti sunkesnis, kitas lengvesnis, o galutinis vertinimas atliekamas tik laikotarpio pabaigoje.

Čia atsiranda antra pareiga, kurią lengva praleisti. Valstybinė darbo inspekcija primena, kad darbo grafikai darbuotojams turi būti pranešami ne vėliau kaip prieš septynias dienas iki jų įsigaliojimo. Grafiko pakeitimai galimi tik nuo darbdavio nepriklausančiais atvejais, įspėjus darbuotoją prieš dvi jo darbo dienas. VDI taip pat pažymi, kad darbdavys negali vienašališkai reikalauti dirbti tada, kai patvirtintame grafike to nebuvo numatyta.

Praktikoje ginčas beveik visada kyla dėl to paties: grafike buvo viena, o dirbta kita. Kai turite tik grafiką, jūsų dokumentas rodo planą. Kai turite praėjimo įrašus, darbo laiko apskaitos žiniaraštis rodo faktą, o skirtumą tarp plano ir fakto matote iš karto.

Ką verta konfigūruoti iš karto

Grafiko ir fakto palyginimą. Ataskaita, kurioje matomas kiekvieno darbuotojo nukrypimas nuo grafiko, atskleidžia ir neapskaitytus viršvalandžius, ir nedirbtas valandas.
Apskaitinio laikotarpio suvestinę. Sistema kaupia balansą per visą laikotarpį, todėl paskutinę savaitę nebereikia skubiai lyginti valandų.
Pamainų ribų taisykles. Naktinė pamaina, prasidedanti vieną parą ir pasibaigianti kitą, turi būti priskirta teisingai, kitaip padidintas apmokėjimas bus suskaičiuotas klaidingai.
Koregavimų žurnalą. Kiekvienas rankinis pataisymas turi likti matomas su autoriumi, laiku ir priežastimi.

Mažam biurui šių taisyklių dažniausiai nereikia. Ten praėjimo kontrolė biurui sprendžia paprastesnę užduotį: kas turi raktą, kas jo nebeturi ir kada žmonės realiai būna vietoje. Kortelių sistema darbuotojams tokiu atveju paleidžiama per porą dienų ir vėliau plečiama, jei įmonė auga arba atsiranda pamaininis darbas.

Biometrinė darbo laiko apskaita: ką dėl jos pasakė teismas

Pirštų antspaudų skaitytuvas atrodo kaip elegantiškas sprendimas problemai, kai darbuotojai žymisi vieni už kitus. Lietuvoje tai kartu yra ir didžiausia teisinė rizika visoje temoje.

Biometriniai duomenys pagal Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) 9 straipsnį priskiriami specialių kategorijų asmens duomenims, kurių tvarkymas iš esmės draudžiamas, išskyrus siaurai apibrėžtas išimtis.

Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas 2020 metais administracinėje byloje Nr. A-3345-822/2020 nusprendė, kad darbuotojų pirštų antspaudų naudojimas darbo laiko apskaitai neturėjo teisinio pagrindo ir buvo nepagrįsta bei neproporcinga priemonė. Teismas atmetė argumentą, esą biometrija buvo vienintelis būdas tikslui pasiekti. Jis pabrėžė, kad darbdavys privalo rinktis mažiausiai privatumą ribojančias priemones. Byloje taip pat nustatyta, kad darbuotojai nebuvo tinkamai informuoti, o įmonės neturėjo asmens duomenų tvarkymą reglamentuojančių dokumentų.

Praktinė išvada verslui yra aiški. Jei tikslą galima pasiekti kortele, pakabuku ar mobiliąja prieiga, biometrija bus sunkiai pateisinama. Todėl daugumai biurų, parduotuvių ir gamybos objektų rekomenduojame pradėti nuo kortelių sistemos, o biometriją svarstyti tik atskiroms didelės rizikos zonoms, atlikus poveikio duomenų apsaugai vertinimą.

BDAR: praėjimo kontrolės įrašai yra asmens duomenys

Kiekvienas praėjimo įvykis susieja konkretų žmogų su vieta ir laiku, todėl visas žurnalas yra asmens duomenų rinkinys. Prieš paleidžiant sistemą verta sutvarkyti keturis dalykus:

Tikslas. Aprašykite, kad duomenys renkami darbo laiko apskaitai ir patalpų saugumui. Kitiems tikslams, pavyzdžiui, pertraukų trukmei vertinti, jų naudoti negalima, jei to nenurodėte.
Informavimas. Darbuotojai turi žinoti, kokie duomenys renkami, kiek laiko saugomi ir kam perduodami.
Saugojimo terminas. Nustatykite konkretų terminą ir jį pagrįskite. Vaizdo duomenims taikomos atskiros taisyklės, apie kurias rašėme straipsnyje kiek laiko saugomi vaizdo įrašai.
Prieigos teisės. Prie žurnalo turi prieiti tik tie asmenys, kuriems to reikia darbo funkcijai atlikti.

Institucijoms šie klausimai dažnai sprendžiami griežčiau, nes duomenų subjektai yra jautresnė grupė. Tokį atvejį aprašėme straipsnyje apie praėjimo kontrolę mokyklose.

Kaip diegiama darbo laiko apskaitos sistema: keturi žingsniai

Tipinė situacija logistikos įmonėje su 40 darbuotojų ir trimis pamainomis. Vadovas nori tikslių viršvalandžių. Buhalterė nori suvestinės, kurią galima įkelti į algų programą. Sandėlio vadovas nenori, kad rytinė pamaina stovėtų eilėje prie vienų durų. Visi trys poreikiai išsprendžiami projektavimo etape, ne po montažo.

Apžiūra ir poreikių aprašas. Suskaičiuojame įėjimus, srautus piko metu ir nusprendžiame, kur reikia atskiro išėjimo skaitytuvo.
Sistemos ir integracijų parinkimas. Renkamės įrangą pagal objekto dydį ir tikriname, ar programinė įranga eksportuoja duomenis tokiu formatu, kokio reikia jūsų buhalterijai.
Montažas ir konfigūracija. Sumontuojame skaitytuvus bei kontrolerius, sukuriame naudotojų grupes, pamainų taisykles ir ataskaitų šablonus.
Testinis mėnuo. Pirmą mėnesį suvestinė lyginama su įprastu žiniaraščiu. Taip randamos taisyklių klaidos, kol jos dar nieko nekainuoja.

Rugsėjis tam yra patogus metas. Sistemą paleidus dabar, testinis mėnuo baigiasi prieš metų pabaigos ataskaitas. Jei planuojate ir platesnę patikrą, praverčia mūsų biuro saugumo patikros sąrašas po vasaros, o verslo objektų sistemų visumą apžvelgėme straipsnyje apie apsaugos sistemas verslui.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Ar darbo laiko apskaitos sistema gali visiškai pakeisti žiniaraštį?

Ne visiškai. Darbo kodeksas reikalauja tvarkyti apskaitą darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, todėl sistema yra duomenų šaltinis, o žiniaraštis lieka dokumentu. Skirtumas tas, kad žiniaraštis suformuojamas iš faktinių įrašų, o ne rašomas iš atminties.

Ar visiems darbuotojams privaloma tvarkyti darbo laiko apskaitą?

Ne. Pagal Darbo kodekso 120 straipsnio 1 dalį išimtis taikoma darbuotojams, dirbantiems nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu. Tačiau ir jiems privaloma įtraukti faktinius viršvalandžius, naktinį bei šventinį darbą.

Ar galima naudoti pirštų antspaudus, jei darbuotojai sutinka?

Sutikimas darbo santykiuose yra silpnas pagrindas, nes darbuotojas ir darbdavys nėra lygiavertėje padėtyje. Minėtoje 2020 metų byloje teismas biometrijos naudojimą darbo laiko apskaitai pripažino neproporcingu. Saugiau rinktis kortelių ar mobiliosios prieigos sprendimą.

Ką daryti, jei darbuotojas pamiršta kortelę?

Sistemoje numatoma rankinio koregavimo tvarka: vadovas įregistruoja įvykį su pastaba, o pataisymas lieka matomas audito žurnale. Svarbu, kad koregavimai būtų dokumentuoti, o ne tyliai perrašomi.

Ar sistemą galima sujungti su kameromis ir signalizacija?

Taip. Praėjimo kontrolė jungiama su vaizdo stebėjimu, apsaugos ir priešgaisrine signalizacija. Dažniausias derinys yra praėjimo įvykio susiejimas su vaizdo įrašu bei automatinis durų atrakinimas evakuacijos atveju.

Ar sistema tinka nuotoliniam ir hibridiniam darbui?

Praėjimo kontrolė fiksuoja tik buvimą objekte, todėl nuotolinės dienos joje nematomos. Darbo kodekso 120 straipsnio 4 dalis numato atvejį, kai darbuotojas savo nuožiūra tvarko visą savo darbo laiką ar jo dalį arba pats tvarko savo darbo laiko apskaitą. Tokiu atveju darbdavys gali nustatyti tokio darbo laiko apskaitos taisykles. Praktikoje hibridinėse komandose derinami du šaltiniai: praėjimo įrašai biure ir darbuotojo pildoma nuotolinio darbo dalis.

Kiek kainuoja darbo laiko apskaitos sistema?

Kaina priklauso nuo įėjimų skaičiaus, pasirinktos įrangos, licencijų ir to, ar objekte jau yra kabelių trasos. Objektuose, kur praėjimo kontrolė jau veikia, dažnai užtenka programinės įrangos modulio. Tikslią sumą pateikiame po apžiūros vietoje, kartu su aiškiu darbų sąrašu.

Kiek laiko trunka diegimas?

Nedideliame biure su vienu ar dviem įėjimais sistema paleidžiama per vieną ar dvi darbo dienas. Didesniuose objektuose trukmė priklauso nuo įėjimų skaičiaus ir kabelių trasų, todėl tikslus terminas nurodomas po apžiūros vietoje.

Ką daryti toliau

Darbo laiko apskaitos sistema sprendžia dvi problemas vienu metu. Ji uždaro teisinę spragą, už kurią numatytos baudos nuo 150 iki 1 450 eurų. Kartu ji pašalina mėnesio pabaigos rankinį darbą, kurio niekas nemėgsta.

Prieš renkantis atsakykite sau į keturis klausimus:

Kiek įėjimų reikia fiksuoti ir ar reikia atskirti išėjimą nuo įėjimo?
Kokiu formatu duomenys turi pasiekti jūsų buhalterinę ar personalo programą?
Ar tikslą galima pasiekti kortelėmis, ar tikrai reikia biometrijos?
Kas įmonėje bus atsakingas už prieigos teises ir koregavimus?

Atsakius į juos, sprendimas dažniausiai tampa akivaizdus, o projektas telpa į kelias dienas darbo.

Gauti nemokamą konsultaciją galite paskambinę numeriu +370 664 08086 arba užpildę užklausą praėjimo kontrolės montavimo puslapyje. Apžiūrėsime objektą, įvertinsime esamą įrangą ir pasiūlysime sprendimą, kuris atitinka ir jūsų procesus, ir teisės aktų reikalavimus.

Darbo laiko apskaitos sistema: kaip praėjimo kontrolė pakeičia žiniaraštį