Biuro apsaugos sistema po vasaros: rugsėjo patikros sąrašas

Rugsėjo pirmą pirmadienį biuro administratorė Rūta atrakino duris, kurių beveik tris savaites niekas nelietė. Kompiuteriai užsikrovė, kavos aparatas sušnypštė. Bet vienas dalykas liko be dėmesio: ar per tuščią vasaros sezoną biuro apsaugos sistema tebeveikė taip, kaip turėtų.

Tokia scena kartojasi šimtuose Lietuvos biurų. Vasarą patalpos ištuštėja, darbuotojai išsibarsto po atostogas, o įranga lieka veikti be kasdienės žmonių priežiūros. Karštis, perkūnijos, dulkės ir nepastebimi gedimai daro savo. Būtent todėl rugsėjis yra tinkamiausias metas verslo saugumo auditui.

Šiame straipsnyje rasite praktinį biuro saugumo patikros sąrašą. Punktas po punkto peržiūrėsime kameras, signalizaciją, praėjimo kontrolę, priešgaisrinę sistemą, atsarginį maitinimą ir programėlių prieigas. Prie kiekvienos sistemos paaiškiname, kodėl ji svarbi būtent po vasaros. Perbėkite sąrašą per pusvalandį ir žinosite, ar patalpos pasiruošusios naujam darbo sezonui.

Kodėl rugsėjis yra geriausias metas verslo saugumo auditui

Vasara saugumui kelia tylų iššūkį. Patalpose mažiau žmonių, todėl smulkūs gedimai lieka nepastebėti savaitėmis. Įranga kaista, perkūnijos siunčia viršįtampius, o dulkės kaupiasi ant daviklių ir objektyvų.

Kartu susikaupia ir organizaciniai pokyčiai. Vasarą dalis darbuotojų išeina, ateina nauji žmonės, keičiasi prieigos poreikiai. Todėl biuro apsaugos sistema rugsėjį verta peržiūrėti ne tik techniškai, bet ir žmogiškuoju požiūriu: kas vis dar turi raktą, kortelę ar prisijungimą prie programėlės.

Verslo saugumo auditas nereiškia, kad viską reikia keisti. Tai struktūruota patikra, kuri parodo, kur atsivėrė spragos, kol jos dar nieko nekainavo. Geriausia naujiena ta, kad didžiąją dalį punktų galite pasitikrinti patys.

Jei nesate tikri, nuo ko pradėti, mūsų specialistai gali atlikti profesionalią patikrą už jus. Gauti nemokamą konsultaciją galite paskambinę telefonu +370 664 08086.

Vaizdo kameros ir įrašai: nuo ko pradėti patikrą

Kameros dažniausiai nukenčia nuo vasaros pirmos. Karštis lėtina elektroniką, saulės kampas per tris mėnesius pasikeičia, o ant lauko objektyvų nusėda dulkės, voratinkliai ir vabzdžiai. Tuščiame biure niekas to nepastebi, kol neprireikia įrašo.

Todėl patikrą pradėkite nuo vaizdo. Atsidarykite gyvą vaizdą telefone arba monitoriuje ir peržiūrėkite kiekvieną kamerą iš eilės.

Ką patikrinti:

• Vaizdo kokybė. Ar vaizdas ryškus, ar neišsifokusavo, ar objektyvas švarus.
• Stebimos zonos. Ar kamera vis dar nukreipta į svarbią vietą, ar per vasarą nepasislinko nuo vėjo ar smūgio.
• Naktinis matymas. Vakare patikrinkite, ar veikia infraraudonųjų spindulių apšvietimas.
• Įrašų saugojimas. Įsitikinkite, kad įrašytuvas iš tikrųjų rašo ir laiko įrašus reikiamą laiką, paprastai nuo septynių iki trisdešimties dienų.
• Data ir laikas. Patikrinkite, ar laikrodis nesuklydo, nes klaidinga data padaro įrašą beverčiu incidento atveju.

Ypač svarbu patikrinti nuotolinę prieigą. Jei per atostogas keitėte telefoną arba atnaujinote programėlę, prisijungimas galėjo nutrūkti. Kaip tai padaryti žingsnis po žingsnio, aprašėme straipsnyje apie tai, kaip stebėti vaizdo kameras per telefoną. Jei kameros vaizdas prastas ar dingęs, verta apsvarstyti profesionalų vaizdo stebėjimo sistemos patikrinimą.

Verta prisiminti, kodėl ši patikra tokia svarbi. Kamera, kuri neįrašo, incidento metu yra beveik bevertė. Jei per vasarą sugedo įrašytuvo diskas arba nutrūko įrašymas, apie tai sužinosite tik tada, kai prireiks vaizdo. Būtent todėl kamerų patikra atveria visą biuro apsaugos sistemos auditą: nuo jos priklauso, ar apskritai turėsite įrodymų.

Signalizacija ir davikliai: ar sistema vis dar budi

Signalizacija yra ta biuro apsaugos sistemos dalis, kuri turi veikti tyliai fone ir suveikti tik tada, kai reikia. Problema ta, kad tylėjimas ne visada reiškia, jog viskas gerai. Kartais tai reiškia, kad daviklio elementai išseko dar liepą.

Vasarą signalizacijai kliūva iš dviejų pusių. Karštyje greičiau nusilpsta baterijos, o atviri langai vėdinimui ir netikėtai užklydę vabzdžiai sukelia klaidingus suveikimus. Rugsėjį verta viską sugrąžinti į tvarką.

Ką patikrinti:

• Bandomasis suveikimas. Įjunkite apsaugą ir kontroliuojamai suaktyvinkite vieną daviklį, kad įsitikintumėte, jog sistema reaguoja.
• Daviklių būklė. Peržiūrėkite judesio jutiklius ir magnetinius durų bei langų kontaktus, ar jie tvirtai laikosi ir švarūs.
• Elementų lygis. Programėlėje pasitikrinkite baterijų būseną ir pakeiskite tas, kurios silpsta.
• Ryšys su pultu. Įsitikinkite, kad GSM komunikatorius ar interneto ryšys su stebėjimo centru veikia.
• Zonų nustatymai. Peržiūrėkite, ar zonos atitinka dabartinį patalpų naudojimą.

Jei svarstote, ar dabartinė sistema apskritai tinka jūsų biurui, gali praversti mūsų palyginimas, kuris paaiškina, kada rinktis belaidę, o kada laidinę signalizaciją.

Praėjimo kontrolė biurui ir kortelės: kas vis dar turi prieigą

Praėjimo kontrolė biurui yra ta vieta, kur po vasaros dažniausiai lieka nematomų spragų. Techniškai durys atsidaro, tad viskas atrodo tvarkoje. Tikroji rizika slypi sąraše žmonių, kurie vis dar gali įeiti.

Įsivaizduokite tokią situaciją. Liepą iš logistikos įmonės išėjo sandėlio vadybininkas, o jo kortelė taip ir liko aktyvi. Rugpjūtį duris atsirakinti galėjo bet kas, kam ji atsidūrė kišenėje. Niekas nepastebėjo, nes sistema veikė nepriekaištingai. Tokią spragą uždaro ne remontas, o kortelių sąrašo peržiūra.

Ką patikrinti:

• Aktyvių kortelių sąrašas. Peržiūrėkite visus, kas turi prieigą, ir palyginkite su dabartiniu darbuotojų sąrašu.
• Buvusių darbuotojų prieiga. Nedelsdami deaktyvuokite korteles ir kodus tų, kurie nebedirba.
• Laikini kodai. Panaikinkite valymo įmonei, praktikantams ar rangovams vasarą išduotus laikinus leidimus.
• Durų mechanika. Patikrinkite elektromagnetines spynas ir durų uždariklius, ar jie tvirtai užsidaro.
• Praėjimo žurnalas. Peržiūrėkite įėjimų istoriją ir atkreipkite dėmesį į neįprastą aktyvumą tuščiu laikotarpiu.

Reguliari tokio sąrašo peržiūra yra pigiausias saugumo patobulinimas, kokį tik galite padaryti. Daugiau apie tai, kaip veikia ir ką apima moderni praėjimo kontrolės sistema, skaitykite atskirame straipsnyje. Jei prieigą biure vis dar tvarkote fiziniais raktais, verta apsvarstyti praėjimo kontrolės montavimą.

Priešgaisrinė sistema: patikra, kurios negalima atidėti

Priešgaisrinė sistema skiriasi nuo kitų vienu esminiu dalyku. Jos veikimas yra ne tik jūsų verslo interesas, bet ir teisinė pareiga. Reikalavimus nustato Priešgaisrinės apsaugos ir gelbėjimo departamentas (PAGD), o sistemos turi atitikti LST EN 54 standartą.

Vasarą detektoriams kenkia dulkės ir karštis. Ant jutiklių nusėdusios dulkės iškreipia jautrumą, todėl sistema gali suveikti pavėluotai arba klaidingai. Rugsėjį tai ideali proga viską sutvarkyti prieš šildymo sezoną.

Šis punktas svarbus dar ir dėl to, kad rudenį startuoja šildymas. Kai vėl įsijungia katilinės, elektriniai šildytuvai ir seni kabeliai, gaisro rizika natūraliai padidėja. Sistema, kuri visą vasarą kaupė dulkes, turi būti pasiruošusi būtent tam momentui, o ne likti silpniausia biuro apsaugos sistemos grandimi.

Ką patikrinti:

• Detektorių būklė. Apžiūrėkite dūmų ir šilumos jutiklius, ar jie švarūs ir nepažeisti.
• Garsiniai ir šviesos signalai. Patikrinkite, ar sirenos ir švieselės veikia per bandomąjį testą.
• Evakuacijos keliai. Įsitikinkite, kad išėjimai neužstatyti, o krypties ženklai matomi.
• Priežiūros žurnalas. Peržiūrėkite, ar periodinė priežiūra atlikta laiku pagal gamintojo ir teisės aktų reikalavimus.
• Aspiracinė sistema. Jei objekte įrengta aspiracinė gaisro aptikimo sistema, patikrinkite jos filtrus ir vamzdyną.

Priešgaisrinės sistemos patikros geriau nedaryti paviršutiniškai. Tai, kokia turi būti priešgaisrinės sistemos priežiūra ir kaip dažnai ji privaloma, išsamiai aprašyta atskirame gide.

Atsarginis maitinimas ir UPS: tyli sistemos širdis

Visa apsaugos įranga priklauso nuo vieno dalyko: elektros. Kai jos nelieka, biuro apsaugos sistema turi veikti toliau iš atsarginio šaltinio. Deja, būtent akumuliatoriai vasarą sensta greičiausiai, nes karštis mažina jų talpą.

Lietuvos vasaros perkūnijos taip pat nepraeina be pėdsako. Vienas stiprus viršįtampis gali pažeisti maitinimo blokus arba išsekinti atsargines baterijas. Rugsėjį verta įsitikinti, kad sistema atlaikys pirmą rudens elektros dingimą.

Ką patikrinti:

• Akumuliatorių būklė. Patikrinkite signalizacijos, priešgaisrinės sistemos ir įrašytuvo atsargines baterijas.
• UPS veikimas. Atlikite nepertraukiamo maitinimo šaltinio (UPS) testą ir stebėkite, ar įranga sklandžiai persijungia.
• Veikimo trukmė. Įsitikinkite, kiek laiko svarbiausia įranga veiks be tinklo elektros.
• Viršįtampių apsauga. Peržiūrėkite, ar apsauga nuo perkūnijos sukeltų viršįtampių tvarkinga.

Kodėl atsarginis maitinimas toks svarbus ir kaip parinkti tinkamą UPS, plačiau paaiškinome straipsnyje apie vaizdo kameras ir atsarginį maitinimą.

Programėlių prieigos ir buvę darbuotojai: skaitmeninė saugumo spraga

Fizinius raktus atsiimame, o skaitmenines prieigas dažnai pamirštame. Tai viena dažniausių spragų, kurią matome atlikdami verslo saugumo auditą. Šiuolaikinė biuro apsaugos sistema valdoma per programėlę, tad buvęs darbuotojas gali nebeturėti kortelės, bet vis dar matyti gyvą kamerų vaizdą telefone.

Prisiminkime pavyzdį. Biuro vadovas Tomas rugsėjį suprato, kad pavasarį išėjusi administratorė vis dar turi administratoriaus teises signalizacijos programėlėje. Ji galėjo nuotoliniu būdu išjungti apsaugą. Nieko blogo neįvyko, bet rizika buvo reali visą vasarą.

Ką patikrinti:

• Naudotojų sąrašas. Peržiūrėkite, kas turi prieigą prie kamerų ir signalizacijos programėlių, tokių kaip Ajax ar Hik-Connect.
• Buvusių darbuotojų paskyros. Pašalinkite visų nebedirbančių žmonių prisijungimus.
• Administratoriaus teisės. Įsitikinkite, kad tik patikimi asmenys gali keisti sistemos nustatymus.
• Slaptažodžiai. Atnaujinkite bendrai naudotus slaptažodžius, ypač jei juos žinojo išėję darbuotojai.
• Dviejų veiksnių autentifikacija. Kur įmanoma, įjunkite papildomą patvirtinimą prisijungiant.

Ši patikra susijusi ne tik su saugumu, bet ir su duomenų apsauga. Vaizdo įrašų prieigą reglamentuoja BDAR, kurio laikymąsi Lietuvoje prižiūri Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija. Tik būtinas asmenų ratas turėtų matyti stebėjimo įrašus.

Kada verta kviesti specialistus: apsaugos sistemos priežiūra

Didžiąją sąrašo dalį galite atlikti patys per vieną rytą. Vis dėlto kai kurie darbai reikalauja specialisto ir profesionalios įrangos. Tai natūrali riba tarp savarankiškos patikros ir reguliarios apsaugos sistemos priežiūros.

Reguliari priežiūra skiriasi nuo vienkartinės patikros tuo, kad ji vyksta pagal grafiką ir palieka dokumentaciją. Tokia tvarka biuro apsaugos sistema tampa prognozuojama: žinote, kada keisti baterijas, kada valyti detektorius ir kada atnaujinti įrangą. Daugeliui verslų patogiausia priežiūrą patikėti tam pačiam rangovui, kuris montavo sistemą.

Verta kreiptis į specialistus, jei:

• Kamera nerodo vaizdo arba įrašytuvas nustojo rašyti.
• Signalizacija suveikia klaidingai arba visai nereaguoja per testą.
• Priešgaisrinės sistemos jutiklis rodo gedimą.
• Praėjimo kontrolės durys neužsidaro arba spyna neveikia.
• Norite oficialaus patikros dokumento draudimui ar auditui.

Profesionalus verslo saugumo auditas apima visų sistemų patikrą, gedimų šalinimą ir dokumentaciją. Jei norite pamatyti visą vaizdą, kokių sistemų iš tikrųjų reikia biurui, perskaitykite mūsų gidą apie apsaugos sistemas verslui. Pasiruošę susisiekti? Gauti nemokamą konsultaciją galite užpildę užklausą mūsų paslaugų puslapyje.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip dažnai reikia tikrinti biuro apsaugos sistemą?

Bendrą patikrą rekomenduojama atlikti bent du kartus per metus, o po ilgesnių pertraukų, tokių kaip vasaros atostogos, papildomai. Priešgaisrinei sistemai galioja atskiri periodinės priežiūros reikalavimai, kuriuos nustato teisės aktai ir įrangos gamintojas.

Ką pirmiausia tikrinti po vasaros atostogų?

Pradėkite nuo trijų dalykų: ar kameros rodo ir įrašo vaizdą, ar signalizacija reaguoja per bandomąjį testą, ir kas vis dar turi prieigą prie patalpų bei programėlių. Šie punktai uždaro didžiausias rizikas greičiausiai.

Ar biuro saugumo patikrą galiu atlikti pats, ar reikia specialisto?

Kasdienę vizualinę patikrą galite atlikti patys pagal šį sąrašą. Tačiau gedimų diagnostiką, priešgaisrinės sistemos priežiūrą ir oficialų patikros aktą turėtų atlikti kvalifikuotas specialistas su tinkama įranga.

Kiek trunka profesionalus verslo saugumo auditas?

Trukmė priklauso nuo patalpų dydžio ir sistemų kiekio. Nedidelio biuro auditą specialistai paprastai atlieka per kelias valandas. Po jo gaunate patikros rezultatus ir rekomendacijas, ką verta pataisyti ar atnaujinti.

Išvada: pradėkite naują sezoną saugiai

Rugsėjis yra ne tik naujų darbų, bet ir naujų sprendimų metas. Kol patalpos buvo tuščios, biuro apsaugos sistema veikė be žmonių priežiūros, todėl dabar verta skirti pusvalandį ir viską pasitikrinti.

Įsiminkite svarbiausius punktus:

• Peržiūrėkite kameras, įrašus ir nuotolinę prieigą.
• Išbandykite signalizaciją ir pakeiskite silpstančias baterijas.
• Atnaujinkite praėjimo kontrolės ir programėlių prieigų sąrašus.
• Nepamirškite priešgaisrinės sistemos ir atsarginio maitinimo.

Tokia biuro saugumo patikra kainuoja tik jūsų laiką, o apsaugo nuo brangių netikėtumų. Jei norite, kad patikrą profesionaliai atliktų patyrusi komanda, mes pasiruošę padėti. Gauti nemokamą konsultaciją galite paskambinę telefonu +370 664 08086 arba parašę el. paštu info@manoapsauga.lt. Mano Apsauga apsaugo verslą visoje Lietuvoje.